Introduzione: perché i KPI sono il tallone d’Achille della civic tech
Molti progetti di civic tech nascono con grande entusiasmo, piattaforme ben disegnate, comunicazione curata… e poi si esauriscono dopo il lancio. Non perché manchino idee o strumenti, ma perché mancano criteri condivisi di successo: pochi KPI chiari che dicano se la partecipazione sta davvero funzionando per chi decide e per chi partecipa.
Nella democrazia digitale non basta contare accessi alla piattaforma o like sui post: servono metriche che parlino di legittimità, inclusione, impatto sulle decisioni e consegna delle scelte. È esattamente ciò che suggeriscono anche le Linee guida OCSE sui processi di partecipazione dei cittadini , che invitano a progettare la valutazione fin dall’inizio come parte integrante del processo.
In questo articolo proponiamo un set snello di KPI per la civic tech – dalla reach alla consegna – che può essere applicato da comuni, condomìni, associazioni e aziende, e che può essere misurato e reso visibile con cruscotti pubblici e strumenti come Concorder.
Perché è importante misurare i KPI nella civic tech
Misurare non serve solo a “fare reporting”. In ambito partecipativo, definire e monitorare i KPI è una leva diretta di fiducia e legittimità. Le stesse linee guida OCSE e il Citizen Participation Playbook della Regione Emilia-Romagna sottolineano che valutare in modo sistematico un processo partecipativo aiuta a dimostrarne qualità, neutralità e utilità per le decisioni pubbliche.
Possiamo riassumere i benefici principali così:
- Legittimità delle decisioni: se è chiaro chi ha partecipato, come e con quali effetti, le decisioni sono più difendibili verso cittadini e stakeholder.
- Apprendimento istituzionale: KPI ben definiti permettono a comuni, associazioni e aziende di capire cosa ha funzionato e cosa no, e di migliorare le edizioni successive.
- Allocazione più intelligente delle risorse: i numeri aiutano a decidere dove investire in comunicazione, mediazione, facilitazione, tecnologia.
- Trasparenza e accountability: cruscotti pubblici e open data sui KPI collegano partecipazione e accountability, riducendo la percezione di “consultazioni-vetrina”.
- Continuità oltre il ciclo politico: come ricorda anche la Better Regulation Toolbox della Commissione europea , indicatori chiari aiutano a monitorare politiche e interventi nel tempo, al di là dei cambi di amministrazione.
Al tempo stesso, chi lavora nella civic tech sa che misurare l’impatto non è semplice: il Civic Tech Field Guide, nel contributo “The problems with impact measurement in civic tech” , ricorda quanto sia difficile attribuire cambiamenti complessi (fiducia, qualità delle politiche) a un singolo progetto o piattaforma. Per questo ha senso concentrarsi su pochi indicatori robusti, che raccontino il contributo del progetto, non l’intero universo.
Come definire e usare i KPI: dalla partecipazione alla consegna
Un buon sistema di KPI per la civic tech non parte dai dati disponibili, ma dalle domande che vogliamo porci. Possiamo seguire un percorso operativo in quattro passi.
Step 1 – Chiarire obiettivi e domande di valutazione
Prima ancora di scegliere le metriche, è utile rispondere insieme (amministrazione, promotori, facilitatori) ad alcune domande chiave:
- Vogliamo allargare la base dei partecipanti? (inclusione)
- Vogliamo migliorare il dialogo tra soggetti diversi? (qualità della partecipazione)
- Vogliamo che le proposte influenzino in modo visibile atti e regolamenti? (impatto sulle decisioni)
- Vogliamo monitorare l’esecuzione di progetti e interventi votati? (consegna)
Le guide alla valutazione dei processi partecipativi di Participedia insistono proprio su questo punto: la valutazione deve partire da domande chiare, condivise con i soggetti coinvolti, e adattate al contesto.
Step 2 – Scegliere un set di KPI snello
Una volta chiariti gli obiettivi, possiamo costruire un set di KPI snello, organizzato in cinque famiglie principali:
- Reach
Quante persone raggiungiamo?- utenti unici che accedono alla piattaforma (per sessione o fase del processo);
- iscritti alle newsletter o ai canali informativi dedicati;
- partecipanti agli incontri in presenza o online.
- Inclusione
Chi manca dalla conversazione?- partecipazione per quartiere, fascia d’età, genere, tipologia di utenza;
- presenza di gruppi solitamente esclusi (ad esempio periferie, giovani, persone con disabilità);
- uso di canali accessibili (linguaggi, orari, strumenti) rispetto alle buone pratiche per processi partecipativi inclusivi .
- Qualità della partecipazione
Che tipo di dialogo stiamo producendo?- numero medio di contributi per proposta o tema;
- percentuale di proposte arricchite da commenti, emendamenti, contro-proposte;
- soddisfazione dei partecipanti rispetto a ascolto, chiarezza, feedback (tramite sondaggi brevi).
- Impatto sulle decisioni
Quanto incide la partecipazione sulle scelte formali?- numero e percentuale di proposte che arrivano a una decisione formale (delibera, determina, regolamento);
- tempo medio dalla chiusura della fase partecipativa all’adozione della decisione;
- grado di recepimento (totale, parziale, nullo) delle proposte nel testo finale.
- Consegna (delivery)
Che fine fanno le decisioni prese?- stato di avanzamento dei progetti approvati (non avviato / in corso / completato);
- quota di budget effettivamente impegnato e speso rispetto a quello previsto;
- aggiornamenti pubblici periodici (ad esempio, ogni 3 o 6 mesi) sullo stato di attuazione.
L’idea non è misurare tutto, ma scegliere per ogni processo 1-2 KPI per famiglia, evitando di trasformare la valutazione in un esercizio puramente burocratico.
Step 3 – Raccogliere dati in modo etico e privacy-first
I dati per alimentare i KPI possono arrivare da tre canali principali:
- Analytics della piattaforma (accessi, funnel, interazioni), meglio se configurati con logiche privacy-by-design;
- Sondaggi brevi integrati nel percorso, prima o dopo momenti chiave (iscrizione, voto, chiusura);
- Open data amministrativi su bilanci, atti, avanzamento lavori.
È importante che i partecipanti sappiano che cosa viene misurato e perché. Un approccio trasparente alla raccolta dei dati è coerente con i principi di open government e con quanto raccomandato dalle istituzioni europee e internazionali.
Step 4 – Restituire i risultati con cruscotti pubblici
I KPI hanno valore se vengono restituiti in modo comprensibile. Cruscotti pubblici, schede sintetiche, mappe interattive permettono a residenti, associazioni e media di capire a colpo d’occhio:
- chi ha partecipato e da dove;
- quante proposte sono arrivate e cosa è stato deciso;
- a che punto è la realizzazione delle decisioni prese insieme.
In prospettiva, come mostrano anche i lavori OCSE sulle tecnologie emergenti per la partecipazione civica , intelligenza artificiale e strumenti di data-visualization possono rendere questi cruscotti ancora più accessibili, dinamici e personalizzabili.
Casi d’uso: KPI in condomìni, comuni, associazioni e aziende
I KPI della civic tech non sono solo una questione per grandi amministrazioni. Alcuni esempi concreti:
Comune e bilancio partecipativo.
In un percorso di bilancio partecipativo – di cui abbiamo parlato anche nella guida a come usare le piattaforme partecipative online – il comune può monitorare:
- numero di residenti coinvolti per quartiere e fasce d’età;
- progetti arrivati al voto e progetti effettivamente finanziati;
- percentuale di progetti completati entro i tempi annunciati.
Condominio e lavori straordinari.
In un condominio che utilizza strumenti digitali per discutere lavori su facciate o impianti, i KPI possono riguardare:
- partecipazione alle assemblee (in presenza e online);
- numero di proposte alternative considerate;
- rispetto delle scadenze per l’avvio e il completamento dei lavori approvati.
Associazione culturale e programmazione annuale.
Un’associazione che coinvolge i soci nella scelta delle attività può misurare:
- diversità dei partecipanti (età, quartieri, background);
- numero di idee che si trasformano in iniziative concrete nel calendario;
- livello di soddisfazione rispetto alla rappresentatività delle scelte.
Azienda e consultazione sul welfare aziendale.
In azienda, una consultazione interna su orari flessibili, spazi o benefit può usare KPI simili (tasso di partecipazione, equità tra reparti, adozione delle proposte più votate), integrando i risultati nelle politiche HR.
Come Concorder aiuta a misurare e dimostrare valore
Concorder nasce proprio per collegare partecipazione, decisione e consegna. Oltre a gestire consultazioni, assemblee e processi strutturati, la piattaforma offre funzionalità utili per misurare i KPI in modo sistematico:
- tracciamento completo di proposte, commenti, emendamenti, voti e decisioni, con cronologia e responsabili;
- verbali generati con supporto dell’AI, che facilitano l’analisi dei temi emersi e delle posizioni espresse;
- filtri per territorio, gruppo, fase del processo, che aiutano a leggere reach e inclusione;
- monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti deliberati (non avviato / in corso / completato);
- esportazione dei dati per cruscotti pubblici e open data.
Nel caso del bilancio partecipativo gestito con Concorder , ad esempio, amministratori e cittadini possono seguire, all’interno della stessa infrastruttura, l’intero ciclo: dall’idea proposta al voto, dall’atto di finanziamento all’avanzamento dei lavori.
In questo modo la piattaforma non è solo uno spazio dove “si parla”, ma diventa un’infrastruttura di accountability che rende visibili i risultati della partecipazione, in linea con le raccomandazioni internazionali su open government e uso responsabile delle tecnologie emergenti.
Conclusioni e prossimi passi
La buona notizia è che non servono modelli complicatissimi per iniziare: basta scegliere pochi KPI essenziali – reach, inclusione, qualità, impatto sulle decisioni, consegna – e impegnarsi a misurarli e condividerli con costanza. Nel tempo, questi indicatori diventano una lingua comune tra amministrazioni, organizzazioni e cittadini, e aiutano a distinguere i progetti di civic tech che generano valore da quelli che restano solo sperimentazioni isolate.
Se stai progettando o gestendo un percorso di partecipazione e vuoi capire come strutturare al meglio i KPI, i dati e i cruscotti pubblici, Concorder può darti una mano – sia sul piano metodologico, sia sul piano tecnologico.
👉 Scopri tutte le funzionalità di Concorder su concorder.net oppure prenota una demo gratuita da questa pagina.
